Obrigações das empresas durante a execução do Portugal 2030

Receber a aprovação de um projeto Portugal 2030 implica assumir um conjunto de obrigações. Estas obrigações não se limitam à execução do investimento. Incluem regras de comunicação, arquivo documental, comprovação de despesas, monitorização de indicadores, manutenção do investimento, resposta a auditorias e encerramento formal do projeto.

Muitas empresas concentram-se na candidatura e nos pedidos de pagamento, mas subestimam a importância da organização contínua do projeto. Esta é uma das principais causas de atrasos, esclarecimentos adicionais e riscos em auditoria.

Principais obrigações durante a execução

Executar o projeto conforme aprovado.
Cumprir os prazos definidos no termo de aceitação.
Manter arquivo documental organizado e acessível.
Comprovar despesas e pagamentos.
Cumprir regras de comunicação e publicidade dos fundos europeus.
Monitorizar indicadores contratualizados.
Comunicar alterações relevantes.
Responder a pedidos de esclarecimento e verificações.
Preparar o encerramento e cumprir obrigações pós-projeto.

Comunicação e publicidade

Os projetos financiados estão sujeitos a regras de publicitação do apoio recebido. Estas regras podem incluir menções em websites, cartazes, placas, materiais de comunicação, documentação do projeto ou outros suportes. O incumprimento pode gerar correções ou pedidos de regularização.

Um projeto bem gerido deve ter um arquivo documental estruturado desde o primeiro dia. Este arquivo deve permitir encontrar rapidamente contratos, faturas, pagamentos, evidências, relatórios, comunicações, pedidos de alteração, decisões e documentos de suporte. A organização documental é uma das melhores formas de reduzir risco em auditoria.

Indicadores e metas

Os indicadores aprovados não devem ser vistos como formalidades. São compromissos do projeto e podem ser analisados durante a execução e o encerramento. A empresa deve acompanhar a evolução dos indicadores e identificar atempadamente desvios que possam exigir justificação ou correção.

Auditorias e verificações

As auditorias e verificações podem incidir sobre despesas, procedimentos, evidências, comunicação, execução física, indicadores e cumprimento das regras aplicáveis. A preparação deve ser preventiva: uma empresa que só organiza o projeto quando recebe uma notificação de auditoria fica mais exposta a falhas.

Encerramento do projeto

O encerramento exige comprovar que o projeto foi executado, que os objetivos foram alcançados e que as obrigações foram cumpridas. É também o momento em que podem surgir correções se existirem falhas acumuladas ao longo da execução. Por isso, o encerramento deve ser preparado antes do fim do projeto, e não apenas após a última despesa.

Como a Dual Up pode apoiar

A Dual Up apoia empresas na criação de sistemas de controlo documental, monitorização de indicadores, preparação de auditorias, revisão de obrigações de comunicação, acompanhamento de verificações e encerramento de projetos. O objetivo é reduzir risco e garantir uma execução mais segura.