Agosto, o olho do furacão: 5 Dicas para aproveitar as tréguas

De repente tudo pára, o telefone deixa de tocar com tanta regularidade, o email parece que avariou e até a pressão para entregar as propostas para ontem desapareceu.
Até ao final de Julho vivia-se uma pressão desmesurada com a necessidade de deixar os projectos fechados ou encaminhados, pediam-se propostas para Setembro, adjudicavam-se projectos para o regresso de férias e tudo tinha de estar pronto no imediato.

De repente, tudo acalmou. Os projectos que entraram têm de ser feitos e o que pareciam umas semanas calmas, às vezes tornam-se muito intensas dada a redução da equipa que também foi de férias.
Mas, para quem fica, para quem tem de tomar decisões sobre o rumo da empresa, como aproveitar esse tempo?

Deixamos aqui 5 sugestões:

1 - Deixe-se divagar.

Quando foi a última vez que pôde seguir uma curiosidade ou explorar um tema que está apenas ligeiramente relacionado com o trabalho? Esta é uma excelente altura para o fazer, para deixar a mente procurar o que a estimula e motiva.
Ao deixar a mente divagar conseguimos fazer conexões improváveis e descobrir que algumas soluções que procurávamos, já estavam dentro de nós prontas para sair. É frequente que a inspiração recolhida nestes momentos depois assuma um grande valor acrescentado quando o ritmo frenético regressar.

2- Crie novos hábitos

Havendo menos pressão permanente, permita-se analisar a forma como organiza o seu dia e a sua semana. Identifique as armadilhas que lhe fazem perder tempo e concentração que depois se refletem na produtividade.
Aproveite para criar o hábito de rever e priorizar as tarefas, identificando as horas em que se sente mais produtivo para desenvolver que tipo de tarefas, de acordo com a concentração e necessidade de dar atenção a clientes e colegas.
Um hábito muito falado em termos de gestão é: “Eat a live frog first thing in the morning and nothing worse will happen to you the rest of the day.” (Mark Twain)
Se começar o dia pelo que menos gosta de fazer tem a garantia que vai ser sempre a melhorar e, assim consegue terminar numa nota mais positiva.

3 - Ataque as tarefas que tem adiado sistematicamente

Com o ritmo normal do dia-a-dia, algumas tarefas ficam sistematicamente por fazer. Esta é uma oportunidade para as abordar com tempo e sem distrações.
Tipicamente, e segundo os peritos, as tarefas Importantes e Não Urgentes vão sendo preteridas em função das Urgentes e Não Importantes. Esta substituição tem uma tendência de criar situações de gestão complicada de fazer.
Nesta altura de maior disponibilidade, aproveite para abordar estas tarefas que nem sempre são de curta duração e quase sempre exigem muita atenção.

4 - O que não leu nos últimos 4 meses provavelmente já não irá ler

Tem 2000 emails na caixa de entrada e duas pilhas de papel na secretária? é frequente guardarmos tudo o que queremos ter tempo para ler, quer em papel, quer em termos de bookmarks ou mesmo emails.
A verdade é que muitas das informações ao fim de algum tempo estão desactualizadas e já nem nos lembramos por que é que as guardamos. Há que ganhar coragem e limpar a secretária.
Os emails, com a pressa de responder e de apresentar soluções é frequente acabarem na caixa de entrada ou numa pasta originalmente chamada “arrumar”. Esta é uma boa altura para organizar a caixa postal, identificar os pontos importantes que possam ter escapado e definir um método para organizar a informação assim que ela chega.
A utilização de regras na aplicação de email, permitem automaticamente arrumar as mensagens por projecto ou por cliente facilitando a pesquisa quando precisamos de encontrar “aquela informação específica”.

5- Saia Cedo

Quantas vezes durante o ano vemos a hora de saída apenas como mais um factor de pressão? Aproveitemos este breve período para sair cedo e estar com a família e amigos. Quando terminar o Agosto e voltarmos ao ritmo normal as oportunidades voltam a rarear, a cabeça fica frequentemente no trabalho quando regressamos a casa e o telemóvel é observado a cada 30 segundos para ver se já chegou aquele email tão importante.
Quando se aperceber estamos em Setembro e o ritmo da cidade volta ao normal. Com ele, o nosso ritmo de trabalho acelera e a disponibilidade escasseia.
Acreditamos que com estas dicas o regresso será acompanhado de novas ideias e maior produtividade que geram um ambiente mais propício a uma melhor qualidade de vida.




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Data: 8 de Agosto de 2014
Tema: Empresas e Internacionalização
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